Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «2.2.1. Положения о структурных подразделениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Положения об отделах, образцы которых зачастую находятся у кадровых работников организации, — это правовые акты, которые устанавливают базовые правила работы компаний, их подразделений структурного типа, подведомственных нижестоящих учреждений, предприятий и организаций.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Другая трактовка положения – это сборник правил, которые регулируют определенные направления деятельности (политическое, культурное, хозяйственное и тому подобное).
Отдельная группа документов разрабатывается для урегулирования совокупности трудовых, организационных, иных отношений по разным конкретным вопросам. Например, образец типового положения об отделе кадров, положение о документообороте и прочее.
Помимо типовых актов разрабатываются документы индивидуального характера. Цель разработки этих положений вышестоящими организациями — регулирование деятельности конкретных подведомственных структур, подразделений, органов и т. д.
Положения об отделах, образцы которых разрабатываются на каждом предприятии, относятся к нормативным локальным актам. Их цель — регламентация всех направлений работы конкретных подразделений компании.
Для чего нужны положения о структурных подразделениях
Начнем с того, что отметим две важных детали:
- Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
- Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.
Структурное подразделение организации — выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.
Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.
Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:
- управления — отделы, службы;
- цеха — секторы, участки;
- отделы — отделения, секторы, участки.
Характеристика отдела
Раздел «Основное назначение» описывает:
- Место подразделения в системе предприятия.
- Подчиненность.
- Целевое назначение.
- Правила формирования и ликвидации отдела.
В блоке «Нормативное основание деятельности» приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:
- Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
- Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения. При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).
- Задачи руководителя отдела.
- Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
- Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
- Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.
С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству — сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.
Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.
Взаимоотношения подразделения с другими структурными единицами и организациями
Важный аспект работы подразделений – взаимодействие отделов внутри организации и с внешними субъектами. Большую роль здесь играет положение о юридическом отделе (образец представлен в статье), в котором должны отражаться способы реализации полномочий вне предприятия, так как специалисты правовой сферы по специфике работы часто взаимодействуют со сторонними лицами и организациями.
В шестой части должен фиксироваться процесс документооборота внутри подразделения и при взаимодействии с другими отделами. Здесь же указывается перечень базовых документов, которые должны разрабатывать соответствующие структурные подразделения лично и совместно с иными отделами.
Важный аспект шестого раздела – определение периодичности и сроков предоставления разработанных актов.
В конце деловой бумаги, который завершает составленный акт, ставится подпись начальника структурного подразделения и отметка об утверждении документа руководителем всего предприятия.
Положение о структурном подразделении: образец по ГОСТу
Положение о структурном подразделении(коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.
Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:
· положения о структурных подразделениях;
· положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
· положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются индивидуальные положения.
Положение о подразделении имеет следующие разделы:
2 Основные задачи (Цели и задачи).
5 Руководство и структура подразделения.
7 Финансирование, материально-техническое обеспечение (если необходимо).
8 Взаимоотношения с другими подразделениями.
В разделе «Общие положения» указываются полное точное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности (перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов), кем возглавляется и кому подчиняется (орган управления или должностное лицо, в распоряжении которого находится структурное подразделение), степень его самостоятельности, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» («Цели и задачи») в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи (направления деятельности).
При формулировании целей необходимо чтобы цели были одного масштаба, необходимо избегать второстепенных и побочных целей, несвязанных или, еще хуже, противоположных, возможно указание декларативных (пока недостижимых) целей.
Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Но не должно быть задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей, как и цели, для которой не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
В отличие от целей задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Раздел «Функции» – основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения: подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Руководство и структура подразделения» описывает организацию работы структурного подразделения и обязанности руководителя:
· наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы (квалификационные требования);
· замещение руководителя структурного подразделения в период его отсутствия;
· состав структурного подразделения;
· организационная структура подразделения (в виде схемы);
· организация деятельности подразделения и его работников руководителем (персональные права и обязанности руководителя). Как правило, указывают:
— функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы;
— контроль за работой сотрудников,
— совершенствование организационной структуры;
— участие в разработке нормативно-методического обеспечения;
— право устанавливать круг ответственности своих заместителей;
— право утверждать определенные документы;
— право издавать распоряжения по определенному кругу вопросов;
— право назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур);
— применять меры поощрения и взыскания и т.д.;
В разделе «Ответственность» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением, а также устанавливаются виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций.
В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями»определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются информационные и документационные потоки подразделения – наименования документов создаваемых им, периодичность и сроки их представления, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.
Положения о подразделениях разрабатывают по указанию руководителя организации и инициативе руководителей структурных подразделений.
Принципы управления при составлении Положений о структурных подразделениях:
1. Принцип декомпозиции. Полномочия организации, декомпозируются по подразделениям, полномочия подразделения – по группам, затем по сотрудникам. Распределение полномочий начинается с распределения функций (обязанностей), затем прав и ответственности.
2. Принцип разделения труда (специализации). Все виды работ, которые необходимо выполнять, группируются в относительно однородные группы таким образом, чтобы их эффективно могли выполнять сотрудники определенной квалификации.
3. Принцип баланса полномочий. В положениях необходимо обеспечивать баланс обязанностей, прав и ответственности, в том числе для сотрудников и подразделений, не подчиненных друг другу: если один имеет право требовать материалы, транспорт, информацию и т.п., то в обязанности другого должен входит пункт «по требованию такого-то предоставлять материалы…».
4. Принцип исключения работ. Ни один руководитель не должен выполнять те виды работ, которые могут выполнить его подчиненные. Этот принцип «постоянного делегирования» особенно важен для распределения полномочий внутри структурных подразделений, для определения задач начальника и подчиненных, т.е. при составлении должностных инструкций.
5. Принцип единоначалия. Каждый сотрудник, отдел, подразделение, организация получает задания только от одного руководителя, которому этот сотрудник и т.п. подчинен по административным вопросам. Однако в функциональных областях каждый сотрудник обязан выполнять требования соответствующих специалистов, т.е. гл. бухгалтера, гл. механика и т.п. (сочетание линейного и функционального руководства).
6. Принцип эмоциональной нейтральности. Система управления строится на основе требований к должностным обязанностям, а не к лицам, занимающим конкретные должности. Это позволяет обеспечить устойчивую работу системы управления путем замещения конкретных лиц, которые могут заболеть, уйти в отпуск и т.п.
Служебные связи с прочими отделами
Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.
С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству — сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.
Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.
Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?
Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.
Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).
Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, — создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.
С какой целью создают положения об отделах предприятия? Основная задача данного документа — это наиболее полно описать место отдела (службы, сектора) в компании, а также его состав, статус и порядок взаимодействия с внешними и внутренними контрагентами.
Благодаря четко изложенному описанию целей сотрудники намного лучше понимают стратегию предприятия, вклад своего структурного подразделения в общие достижения.
Положение об отделе имеет статус организационно-правового документа. Основная его роль заключается в том, что наряду со структурой и штатным расписанием он регламентирует полноту функций, приоритетность вопросов, ареал ответственности, порядок управления подразделением в компании. Например, положение об отделе кадров описывает, за какие задачи по работе с личным составом оно отвечает, кто может занимать должность руководителя, какими правами наделен начальник и так далее.
Как правильно создавать положение?
Если в компании много структурных единиц, то рекомендуют разработать шаблон. Типовой документ послужит основанием для написания других документов. Например, можно сначала создать положения об отделах администрации, а согласовав их структуру и оформление, приступить к созданию аналогичных документов по остальным подразделениям и филиалам.
Типовое положение об отделе положение можно использовать как стандарт, заложив в него правильное оформление. В этом случае, все локально-нормативные акты будут сделаны в едином корпоративном стиле. Подобный прием довольно часто используется в работе, особенно если в составе предприятия много структурных звеньев, территориальная разобщенность. Кроме того, создание положений о подразделении на основе типового займет намного меньше времени.
Предлагаем ознакомиться: Расторжение договора в связи с переездом
5.1. В соответствии с текущими направлениями деятельности Компании и необходимыми функциями в организационную структуру Компании входят следующие основные структурные подразделения (службы), состоящие из дополнительных структурных подразделений:
5.2. Коммерческая служба во главе с Коммерческим директором:
- Отдел сбыта;
- Отдел маркетинга;
- Отдел логистики;
- Отдел складского хозяйства.
5.3. Производственная служба во главе с Директором по производству:
- Производственный отдел;
- Участок распиловки;
- Участок сушки;
- Заготовительный цех;
- Перерабатывающий цех.
- Техническая служба во главе с Техническим директором:
- Отдел главного технолога;
- Отдел главного энергетика;
- Отдел главного механика;
- Отдел разработок;
- Ремонтно – строительный отдел.
- Финансовая служба во главе с Финансовым директором:
- Финансовый отдел;
- Бухгалтерия;
- Отдел труда и заработной платы;
- Отдел материально – технического снабжения;
- Планово – экономический отдел.
- Административно – хозяйственная служба во главе с Директором по общим вопросам:
- Отдел кадров;
- Хозяйственный отдел.
- Служба качества во главе с Директором по качеству:
- Отдел качества;
- Отдел технического контроля.
5.8. В таких дополнительных структурных подразделениях, как: Участок распиловки, Участок сушки, Заготовительный цех, Перерабатывающий цех, Отдел главного энергетика, Отдел главного механика, Ремонтно – строительный отдел создаются смены, руководят которыми мастера. Мастера подчиняются непосредственно начальникам дополнительных структурных подразделений. Количество смен, их состав и график работы устанавливаются приказом Генерального директора Компании.
5.9. Схематическое изображение структуры управления Компании закреплено ДП-15-2000 «Организационная структура».
Как правильно создавать положение?
Если в компании много структурных единиц, то рекомендуют разработать шаблон. Типовой документ послужит основанием для написания других документов. Например, можно сначала создать положения об отделах администрации, а согласовав их структуру и оформление, приступить к созданию аналогичных документов по остальным подразделениям и филиалам.
Типовое положение об отделе положение можно использовать как стандарт, заложив в него правильное оформление. В этом случае, все локально-нормативные акты будут сделаны в едином корпоративном стиле. Подобный прием довольно часто используется в работе, особенно если в составе предприятия много структурных звеньев, территориальная разобщенность. Кроме того, создание положений о подразделении на основе типового займет намного меньше времени.
Для чего нужны положения о структурных подразделениях
Начнем с того, что отметим две важных детали:
- Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
- Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.
Структурное подразделение организации — выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.
Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.
Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:
- управления — отделы, службы;
- цеха — секторы, участки;
- отделы — отделения, секторы, участки.