Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное задание на командировку: обязательно или нет?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Образец заполнения Т-10а
Скачать бланк служебного задания на командировку — задача несложная. А вот как его грамотно заполнить, если оформлять подобный документ никогда не приходилось? Мы поможем, показав на примере.
ООО «Строительные технологии» проектирует и строит промышленные здания и сооружения. Строительные объекты и заказчики располагаются на территориях, географически удаленных от головного офиса компании. Поэтому сотрудникам ООО «Строительные технологии» приходится часто выезжать в командировки для решения организационных и технических вопросов.
Служебные поездки в компании оформляют полным набором унифицированных форм, в который входит и служебное задание. По договору с ООО «Кондор» для согласования проекта по строительству цеха металлических конструкций в служебную поездку отправилась Ивашова И. Г. — проектировщик ООО «Строительные технологии». Срок командировки — 3 дня, включая время в пути. Проект удалось согласовать не в полном объеме, что и было отражено в форме Т-10а самой сотрудницей (в графе 12) и ее руководителем (в заключении о выполнении задания).
Как в таком случае может выглядеть образец служебного задания на командировку, смотрите ниже:
Скачать образец служебного задания
***
При отправке сотрудников в командировку руководство формулирует цель служебной поездки. Ее прописывают в служебном задании унифицированной формы Т-10а или в другом документе (приказе или самостоятельно разработанном для этой цели бланке). После возвращения из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе, заполняя графу 12 того же бланка Т-10а. Отчитаться можно и иным способом: в служебной записке или в отчете произвольной формы, если унифицированная форма служебного задания в компании не применяется.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Зачем оформляется служебное задание?
Служебное задание на командировку не относится к группе обязательных документов, поэтому при краткосрочных поездках можно обойтись без него. В этом случае достаточно приказа, в котором фиксируется основная цель и сроки ее выполнения. Если же предстоит длительная командировка, то рекомендуем оформить этот документ. Он необходим для детализации рабочего задания и возможности разбивки его на периоды. Расширенная версия позволит избежать недопонимания и неточностей, а также облегчит контроль над исполнением поручений со стороны работодателя.
Служебное задание относится к внутреннему документу, поэтому должно быть отражено в локальных актах. Его срок хранения составляет 5 лет. При поездках за пределы страны — 10 лет (приказ № 558 Минкульта).
Что такое служебное задание на командировку
Служебное задание — это официальный внутренний документ компании, он оформляется при направлении сотрудника в командировку. В нём фиксируется цель поездки, а также перечисляется список задач, которые работник должен выполнить в указанные сроки и при определённых условиях. Оно служит основанием для оформления приказа на соответствующую командировку. Вернувшийся работник обязан отчитаться о достижении целей, сформулированных в рамках служебного задания, сдать отчёт о расходах, а также командировочное удостоверение.
Существует утверждённая Постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ №1 форма служебного задания под названием Т-10а. От предприятий не требуется неукоснительное использование для ведения документации по командировкам именно этой формы. Иными словами, любой руководитель предприятия имеет полномочия модифицировать её либо ввести новую (с учётом норм, рекомендованных Госкомстатом).
Важно понимать, что сведения, содержащиеся в служебном задании, должны быть также и в приказе о направлении работника компании в деловую поездку.
Какие документы нужны командированному
К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.
Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:
Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.
Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.
И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.
Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать
Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.
Оформленное письменно задание на командировку подписывают:
Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.
Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.
В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.
После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.
На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.
При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:
- направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
- не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
- требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
- не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
- не издают приказ о направлении в командировку.
Служебное задание — это обязательный документ?
С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в , многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.
Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по применяет предприятие, фиксируются в или ином предприятия.
В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.
Инструкция: составляем служебное задание на командировку
Трудовое законодательство и положение, которое регулирует правила отправки работников в служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), не обязывают формировать задачу для командировочного в письменной форме. Но следует принимать во внимание, что ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ дают право издать локальный распорядительный акт, который сделает обязательным формирование служебного задания, а также установить образец и порядок его оформления. Особенно широко это распространено в бюджетных учреждениях.
Однако для того чтобы оформить подобный документ, можно использовать не только установленный нанимателем бланк командировочного задания в свободной форме, но и формуляр, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — унифицированная форма т-10а, служебное задание, образец заполнения которой мы и рассмотрим в статье.
Нужны ли, и какими должны быть внутренние учетные документы
Не смотря на то, что теперь не требуется использования стандартизированных командировочных форм, большинство собственников предпочитает не упразднять полностью систему учета в этом сегменте.
Многие работники кадровых служб, несмотря на принятые упрощения, продолжают использовать при оформлении командировки учетные документы ранее принятых или самостоятельно разработанных стандартов, предпочитая «подстраховаться» от возможных осложнений, вызванных недостаточностью подтверждающей документации.
В большинстве случаев это оправдано. Но не следует забывать, что для использования в системе учета документов собственного стандарта необходимо провести ряд регламентирующих процедур:
необходимо разработать Положение о командировках и утвердить его внутренним приказом;
все используемые бланки документов должны быть утверждены локальным нормативным актом – распоряжением (приказом) по предприятию;
утвержденные приказом по предприятию формы должны быть включены в номенклатуру дел.
Только после соблюдения этих требований формы собственного стандарта, могут использоваться в документообороте предприятия.
Что такое командировка?
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
Общие правила заполнения
Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.
ВАЖНО! Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.
Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2021 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.
Как правильно считать дни
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
В случае утери проездных документов:
- используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
- документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.
Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).
При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:
- сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
- если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
- появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.
Ошибка: Работодатель не выплатил сотруднику, вернувшемуся из командировки, среднемесячную зарплату на том основании, что он не выполнил служебное задание.
Комментарий: Работник по возвращении из служебной поездки должен отчитаться о проделанной работе и объяснить причины, по которым служебное задание не могло быть выполнено, но он в любом случае должен получить суточные и средний оклад. Другое дело, если работник во время отпуска прогуливал работу – тогда от принимающей стороны должны быть предоставлены подтверждения прогулов, и сотрудник понесет дисциплинарное наказание.
Ошибка: Заполненное служебное задание не было передано в отдел кадров по возвращении сотрудника из командировки.
Комментарий: Служебное задание – официальный документ, и если на предприятии его оформляют, значит, по возвращении работника документ должен быть передан в отдел кадров и бухгалтерию.
Требования и правила его заполнения
Документ может заполняться от руки либо компьютерным способом. Главное требование – отсутствие помарок и ошибок. Если они присутствуют, документ считается недействительным. Все исправления должны быть подтверждены печатью организации и подписью руководителя.
При ручном способе заполнения бланка можно использовать чернила только синего или черного цвета.
Заполнение и хранение служебного поручения должно соответствовать нормативам по ведению всей кадровой документации. Опираясь на п. 669 Постановления № 558, задание должно храниться в архиве предприятия не менее 5 лет, а в случае направления сотрудника за границу – 10 лет.
Если использовать унифицированную форму Т-10а, то в ней четко указаны все необходимые для заполнения графы и строчки.
Документ должен включать в себя следующие основные сведения:0
- данные о командированном работнике (полное имя отчеств и фамилия, занимания должность);
- информация о командирующей организации (наименование, место расположения, другие контактные данные);
- время пребывания в поездке, а именно дата прибытия и убытия;
- место назначения (местность, наименование принимающей организации);
- задачи, которые должны быть решены в поездке, последовательность и сроки их исполнения.
- подписи сторон (подпись руководителя свидетельствует, о разрешении на поездку, а сотрудник своей подписью соглашается на командировку и выполнение всех указанных пунктов).
Поручение утверждается подписью директора компании и печатью.