Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при увольнении от работодателя: список». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).
Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении
Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:
- трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
- справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
- копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
- копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
- копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
- другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.
Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:
- отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
- отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
- копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.
Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений
Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:
- О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
- О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
- По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;
Какие выплаты получают при увольнении
Помимо документов, уходящий сотрудник получает расчет. Окончательная сумма к выплате состоит из:
- зарплаты за последние рабочие дни, отработанные с начала месяца;
- отпускных за неотгулянное время;
- пособие в связи с болезнью во время отработки.
Справки о размерах заработной платы
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.
Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.
Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:
- собственно зарплату;
- премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
- доплаты и надбавки;
- комиссионные;
- «тринадцатую зарплату».
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.
Как правильно заполнять форму СТД-Р, что нужно учесть
Форма СТД-Р, как и все существующие формы включает в себя определенные поля для заполнения, которые будут информировать нового работодателя о трудовом стаже и должностных функциях нового работника. Ниже мы расскажем о заполнении каждого поля подробнее.
Поле «ФИО». Его необходимо заполнять обязательно на русском языке в именительном падеже полностью, сокращения в данном случае не допускаются. Использование инициалов также запрещено. Такие строгие правила нужны, чтобы была возможность правильно и корректно идентифицировать человека.
Обратите внимание! Отчество заполняется только в случае его наличия, остальная информация обязательна в любом случае.
Поле «Дата рождения». Здесь указывается дата рождения работника, в формате цифр, например 11.11.2001 или с использованием расшифровки 11 ноября 2001 год. Это также необходимо для его идентификации.
Поле «СНИЛС». В этом поле важно корректно зафиксировать номер индивидуального лицевого страхового счета того сотрудника, для которого заполняется форма. Номер СНИЛС содержит в себе 11 цифр.
Важно! Все данные, которые заполняются в перечисленных ранее полях, обязаны соответствовать той информации, которая указана в документации Пенсионного фонда Российской Федерации, а указывать ее нужно корректно.
Поле «Регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ». В этом поле нужно указать тот номер, который присваивается страхователю после регистрации в фонде. Этот номер содержит уже не 11, а 12 цифр. Также, важно их не путать.
Поле «Работодатель». Здесь необходимо написать полное название компании, точно также, как и в документации компании. Когда документ заполняет не руководитель организации, а зарегистрированный индивидуальный предприниматель, тогда нужно указать идентификационные данные (фамилию, имя, отчество). ФИО нужно указывать полностью, сокращения не допускаются, данные должны соответствовать информации, которая есть в паспорте работодателя.
Поле «ИНН». Тут нужно написать идентификационный номер, который получает каждый налогоплательщик без исключений. Если это юридическое лицо, тогда ИНН необходимо зафиксировать в соответствии с той информацией, которая указана в свидетельстве о постановке на учет. Если же это физическое лицо, тогда номер ИНН указывается в соответствии с постановкой на учет по месту жительства.
Поле «КПП». Поле нужно для того, чтобы зафиксировать код основания постановки на учет в налоговом органе. КПП или состоит из девяти цифр или отсутствует вовсе.
Поле «Дата подачи». Здесь в определенном формате ДД.ММ.ГГГГ (без словесной расшифровки) ставится дата, в которую заявление подается. Это поле заполняет работодатель, на имя которого подано заявление.
Поле «№ п\п». В этом поле проставляется номер, в порядке которого идут кадровые мероприятия, с учетом только формы СТД-Р. То есть порядковый номер будет исчисляться только среди общего количества форм СТД-Р.
Поле «Дата приема, перевода, увольнения». В этом поле нужно отразить дату, в которую произошло кадровое изменение, делается это в таком же стандартном формате ДД.ММ.ГГГГ. Фиксировать дату в этом поле можно без соответствия хронологическому порядку документооборота, а исходя из фактической ситуации.
Поле «Сведения о приеме, переводе, увольнении». В этом разделе документа нужно указать проводимые мероприятия, это может быть прием на работу в определенный отдел или службу, перевод на другую работу, переименование (при изменении наименования страхователя), установление (при получении работником ни одной профессии), увольнение или запрет на занятие определенным видом деятельности.
Поле «Трудовая функция». Здесь важно отметить названия для всех должностей, специальностей и профессии с указанием квалификации, а также конкретную работу, которую выполнял сотрудник + службу или отдел, в котором трудился работник. Все эти данные заполняются в строгом соответствии со штатным расписанием сотрудника.
Если организация бюджетная или муниципальная, тогда необходимо зафиксировать еще и код должности.
Поле «Код выполняемой функции». Это поле новое, оно появилось с начала 2023 года в соответствии с новыми правилами. В нем указывается специальный код, он состоит из семи знаков, помимо цифр используются и буквы.
Поле «Причины увольнения». В данном поле указываются причины или основания для увольнения, сокращения использовать запрещено. Важно корректно описать причину, по которой прекращает свое действие трудовой договор, она должна соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.
Поле «Наименование документа». Здесь фиксируются данные из того документа, который подтверждает оформление или прекращение всяческих трудовых отношений. Важно указать: название самого документа, например, трудовой договор, дату и номер бумаги, если это, например, приказ, то номер приказа или распоряжения.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Ответственность работодателя за отказ и задержку
Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:
- 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
- 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
- задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
- кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.
Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.
Справка с места работы может потребоваться в самые разные типы учреждений — частные, государственные и даже международные. Главное при их составлении — учесть требования к соответствующим документам, установленные в тех организациях, которые их запрашивают.
Ознакомиться со спецификой других типов справок, оформляемых работодателями для сотрудников, вы можете в статьях:
- «Зачем и куда нужна справка 2-НДФЛ?»;
- «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».
Источники:
- Приказ Минтруда России от 30.04.2013 N 182н
- Приказ Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как подтвердить, что работник получил документы
В случае увольнения, человеку выдаются копии акта передачи. Под ними подразумевается идентично воспроизведенный экземпляр заполненной формы. В силу непредсказуемости поведения подчиненного происходят случаи, когда он утверждает, что никаких бумаг не получал. Чтобы избежать недопонимания и конфликтов, следует документировать любую выдачу. Для этого потребуется составить форму, где будут прописаны пункты о личности исполнителя, его должности и документации, которая была выдана. Самое главное в процедуре – наличие подписи должностного лица.
Немаловажным является и правильное заверение ценных бумаг, что указывает на подлинность реквизитов. Данный аспект обеспечивает их юридическую значимость.
Согласно порядку выдачи и свидетельствования, предприятия или организации выдают копии для решения юридических вопросов. К таковым можно отнести права и интересы служащего. Наличие подписи руководителя и/или печати, а также инициалов и даты свидетельствует о верности скана.
Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ
Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:
- по нетрудоспособности в случае болезни;
- по беременности и родам;
- в декрете по уходу за малышом.
Требуется привести:
- информацию о данном юридическом лице;
- сведения о самом сотруднике;
- размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
- число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).