Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить закрывающие документы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Если документы отсутствуют
Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.
Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.
Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.
Чтобы всего этого не произошло, настоятельно советуем вам тщательнейшим образом отслеживать все обороты документации предприятия, особое внимание уделяя закрывающим документам. Возможно, потребуется нанять отдельного человека, которому вы доверяете и квалификация которого позволяет ему на высшем уровне проводить все операции проверок.
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- Google Workspace для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- Google Workspace для домена (Гибкий тариф).
Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды
Немного аббревиатур на всякий случай. УСН — упрощённая система налогообложения. ОСНО — общая система налогообложения. Те, кто её применяет, выставляют счета с НДС — налогом на добавленную стоимость.
ИП на УСН «доходы» и патенте — в этом случае первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.
ООО на УСН «доходы»: для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится. Про кредит тоже можно забыть: банк не одобрит, опытный специалист такой проблемный баланс увидит сразу. Для других систем налогообложения это тоже справедливо.
ООО на УСН «доходы минус расходы»: обычно, чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1 процент от доходов.
Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны. Во-первых, не будем забывать про баланс, во-вторых, заплатить всё равно придётся. Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1 процент от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.
ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов, всё должно подтверждаться документально и в случае НДС, и в случае налога на прибыль. Кроме того, именно в данном случае налоговая чаще всего проводит встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме. Расхождение находится просто, и если ваш поставщик не указал счёт-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.
Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена,
руб. коп. |
|
| 1 | Картридж | шт. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ИТОГО | 3000,00 |
Физлицо. Просто физлицо
А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.
Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.
Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.
Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.
Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.
В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.
Вот что рассказывают наши клиенты:
«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,
— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.
«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,
— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. табеля учета рабочего времени Т13 и табеля учета рабочего времени Т12
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма, руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Требования к бланкам строгой отчётности
Деятельность предпринимателей, которые работают с онлайн-кассой, строго регламентируется законодательством. При проведении торговых операций надо оформлять бланки строгой отчётности по установленным правилам. В прошлом году только ИП и организациям, которые предоставляют услуги населению можно было выдавать бланки в бумажном виде. В 2021 году все предприятия, которые попадают под действие закона, обязаны перейти на электронный формат, чтобы данные корректно передавались в налоговую.
В теории бланки строгой отчётности и кассовые чеки отличаются только названием. На практике, некоторые категории предпринимателей должны выдавать клиентам фискальные чеки, а другие — БСО.
Бланки строгой отчётности должны выдавать бизнесмены, которые работают в сфере услуг. Это туристические агентства, продавцы билетов на общественный транспорт, службы парковки, ломбарды. Сформировать электронные бланки строгой отчётности помогают онлайн-кассы. И чек, и БСО касса автоматически отправит в налоговую в момент проведения операции. Выдавать бумажные бланки можно только при наличных расчётах.
Бланки строгой отчётности не освобождают от применения ККТ. БСО надо выдавать вместе с кассовыми чеками. Чтобы убедиться в правильности подключения онлайн-кассы и нюансах работы с БСО, свяжитесь со службой поддержки товароучётной системы.
Правила применения контрольно-кассовой техники постоянно меняются. В 2021 году немного поменялись обязательные реквизиты, которые надо указывать в БСО и кассовых чеках, чтобы фискальные документы прошли проверку в налоговой.
Закрывающие документы
Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.
Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- G Suite для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- G Suite для домена (Гибкий тариф).
Если документы отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.
Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.
Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.
Перечень закрывающих документов для бухгалтерии
При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.
Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.
Товарная накладная (N ТОРГ-12)
Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.
Как таковой формы для заполнения данными товарная накладная не имеет, но так сложилось, что очень часто используют форму N ТОРГ-12.
Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).
Как работать ИП с НДС
Тем, кто планирует применить освобождение от НДС, рекомендуем ознакомиться с материалом . Организации, применяющие специальные налоговые режимы (ЕСХН, УСН или ЕНВД), не являются налогоплательщиками НДС и не обязаны оформлять счет-фактуру (п.
3 ст. 169 НК РФ). Также не составляют счета-фактуры организации, которые осуществляют операции, не облагаемые НДС согласно ст.
Отсутствующий в документах продавца НДС покупателем при этом никак не учитывается и дополнительно не исчисляется.
В документах на оплату продавцу, работающему без НДС, в поле «Основание платежа» должна присутствовать запись «Без налога (НДС)».
По окончанию отчетного квартала на основании записей из книги продаж и книги покупок он выводит разницу между входящим и исходящим налогом, получая сумму, которую необходимо уплатить в бюджет.
Среди преимуществ работы на ОСН для предпринимателя можно назвать только возможность иметь дело с крупными компаниями, что как правило, связано с долгосрочными контрактами на большие суммы.
Когда нужно составлять
Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.
При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.
Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.
Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.
Разделение документов происходит по их общему назначению:
| Бухгалтерские | Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.). |
| Оправдательные | Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.). |
| Организационные или распорядительные | К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д. |